すべて手作業で発行まで1~2ヶ月かかる保証書

「弊社が太陽光パネルを販売する際には保証書を発行するのですが、以前はその手続きがすべて手作業だったのです」と今野課長代理は話しだした。

従来の手順では太陽光パネルを購入した販売代理店に、保証申請書に必要事項を記入し、設置場所の写真を添付した上で同社へ郵送をお願いしていた。届いた保証申請書は、設置場所が条件を満たしているかなどを担当者が確認と審査を行い、問題がなければ専用のシステムに入力し、保証書も印刷会社に発注し専用の厚紙で印刷を行い、それを郵送で返送していた。

日本全国に多数存在するカナディアン・ソーラーの販売代理店から数多くの保証申請書が毎日届くため、10人以上のチームで確認・審査作業を行っていたが、順番待ち行列が常態化していた。そのため、お客様のもとに保証書が届くまで1～2か月ほどかかっていたという。保証書に不備があった場合は不備連絡書を作成した後、申請書の再記入など代理店まで手戻りしなければならず、時間も郵送コストもかかる負の連鎖が続いていた。

2016年7月、経営トップから「出来れば数分、遅くとも1時間程度で保証書が発行できる仕組みをつくるように」とオーダーが下った。